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PDF-Vorlage

Hier finden Sie die globale Vorlage für Ihre Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften. Diese Rechnung kann im Editor angepasst werden und dient letztlich als 1:1 vorlage zur Erstellung der PDF-Dateien, die z.B. per E-Mail verschickt werden. In der Standard-Vorlage sehen Sie entsprechende Platzhalter, die durch die Daten, die in den Einstellungen von Ihnen eingegeben wurden, ersetzt werden.

Wenn Sie eine Gutschrift erstellen, werden die Wörter “Rechnung “Rechnungsdatum” und “Rechnungsnummer” automatisch durch die entsprechenden Formulierungen für die Gutschrift ersetzt.

Durch einen Klick auf PDF-Vorschau unterhalb des Editors können Sie sich anzeigen lassen, wie die PDF letztlich aussehen wird (die Variablen werden hierbei noch nicht durch die persönlichen Daten ersetzt).

Die Einleitungs- und Abschlusstexte können unter dem Punkt “Rechnungen / Mahnungen” innerhalb des Menüpunktes “Vorlagen” bearbeitet werden.

 

Rechnungen / Mahnungen

Hier können Sie die Texte eingeben, die auf Rechnungen und Mahnungen jeweils vor und nach den Positionen / Artikeln angezeigt werden. Die Texte können hier global definiert werden. Soll ein Kunde beispielsweise einen individuellen Einleitungs- oder Abschluss-Text erhalten, können Sie dies im Bereich “Kundendaten editieren” innerhalb der Detail-Ansicht des Kunden anpassen.

 

Rechnungs-Vorlagen PDF

 

Logo-Upload

Um Ihre Rechnung so individuell wie möglich zu gestalten, können Sie Ihr Logo bequem und innerhalb weniger Sekunden hochladen, positionieren und anpassen. Sie sind dabei komplett frei und können alles nach Ihren Wünschen gestalten. Unterstützt werden alle Bilddateien bis 500kB. Die Größe, Position, Ausrichtung und Skalierung können Sie hierbei selbst bestimmen. Somit können Sie Ihre Rechnungen und sonstigen Dokumente genau nach Ihren Wünschen gestalten.

 

Sie können für Ihre Rechnungen bequem eigene Logos hochladen

 

E-Mails

Hier können Sie die Texte anpassen, die standardisiert genutzt werden, um Rechnungen per PDF-Datei zu verschicken. Als Platzhalter bzw. Variablen stehen [RECHNUNGSDATUM] und [SIGNATUR] zur Verfügung.

Die Signatur für E-Mails kann dort auch angepasst werden. Diese wird bei dem Versand von Rechnungen und Gutschriften per E-Mail, als auch bei dem manuellen Schreiben von E-Mails genutzt. Sie kann bei jeder E-Mail nochmals angepasst werden. Als Platzhalter bzw. Variablen stehen die dort bereits eingetragenen Formulierungen zur Verfügung.

 

E-Mail Text Vorlagen / Textbausteine

Um E-Mails möglichst schnell beantworten zu können und wiederkehrende Formulierungen nicht immer manuell schreiben zu müssen, steht Ihnen die Text-Vorlagen Funktion zur Verfügung. Sie können oft wiederkehrende Formulierungen, die Sie in der Vergangenheit jeweils manuell schreiben mussten, eintragen und in Kategorien sortieren. Diese werden dann, wenn Sie eine eingehende E-Mail beantworten möchten, oberhalb des Antwort-Fensters angezeigt und können per Knopfdruck automatisch in die E-Mail eingefügt werden.

Die Sortierung der Kategorien, wie sie letztlich auch im E-Mail-Antwort Fenster angezeigt werden, geschieht per Drag&Drop. Die Kategorien können sortiert, gelöscht, hinzugefügt oder umbenannt werden. Innerhalb dieser Kategorien können die einzelnen Textvorlagen verwaltet werden.

 

Textbausteine für E-Mails