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Rechnungen online erstellen und verwalten

Sie finden unter dem Menüpunkt “Rechnungen” eine Übersicht aller erstellten Rechnungen. Diese sind nach Datum – die neuesten Rechnungen kommen zuerst – sortiert. Eine Rechnung kann durch den Klick auf die Rechnungsnummer geöffnet werden. Aus der Übersicht können die Rechnungen auch als bezahlt markiert oder die PDF-Rechnung angezeigt/gespeichert werden.

 

Rechnungen online erstellen und Versand als Brief, Fax oder E-Mail

Wahlweise können Sie Ihren Kunden die Rechnungen online erstellen und direkt als PDF per E-Mail, Brief per Post oder per Fax zukommen lassen. Sie müssen hierfür keine weiteren Schritte, wie Drucken, Frankieren, o.ä., unternehmen. Dies wird alles über ein Online-Service abgewickelt. Die Daten hierfür können Sie im Bereich „Einstellungen“ hinterlegen.

 

Daten bearbeiten

Um die persönlichen Daten des Rechnungs-Empfängers oder die Einleitungs- sowie Abschluss-Texte zu editieren, klicken Sie die “Daten bearbeiten” in der Menüleiste. Die Positionen können entsprechend gelöscht (über den Link neben der Position) oder erweitert (über den Link “Neue Position einfügen” rechts über der Aufstellung der Positionen) werden.

 

Menüleiste & Rechnungs-Details

Über die Menüleiste (auf der Detailseite der Rechnung) können Sie den Status der Rechnung ändern, die Rechnungsdaten bearbeiten, die Rechnung als PDF-Format anzeigen oder speichern sowie die Rechnungsdaten bearbeiten.

 

Rechnungen online schreiben und verschicken

 

Unter der Menüleiste finden Sie die Kontakt-Daten des Rechnungs-Empfängers, die Rechnungsdetails sowie die einzelnen Positionen und Texte, die auch in der PDF-Rechnung angezeigt werden.

 

Für Kleingewerberegelung / Kleingewerbetreibende nach §19 UStG geeignet

Durch die flexible Nutzung der MwSt-Sätze und Rechnungstexte ist unsere Software auch sehr gut für Kleingewerbetreibende, die gem. §19 UstG keine Mehrwertsteuer ausweisen, nutzbar. Der entsprechende MwSt-Satz kann ausgewählt werden und der Zusatz, dass die Rechnungen gem. §19 UStG Mehrwertsteuerfrei ausgestellt werden, kann für die Rechnungen definiert werden.

 

Variable und benutzerdefinierte Felder

Es können verschiedene – speziell nach Ihrem Einsatzgebiet definierte – freie Felder für Stammdaten, Kunden und Rechnungen angelegt werden. Sowohl die Bezeichnungen sowie die Inhalte können frei gewählt werden. Diese variablen Felder können für Stammdaten, Kundendaten sowie Rechnungen genutzt werden. Ein denkbarer Einsatzzweck ist z.B. bei einer KFZ-Firma die Notierung des Kennzeichens, KM-Stands und der Fahrzeug-ID-Nr in den Kundendaten sowie den jeweiligen Rechnungen.

 

Rechnungen online erstellen undper E-Mail verschicken

Wenn Sie die Rechnung per E-Mail verschicken möchten, öffnet sich ein Vorschaufenster mit der zu versendenen E-Mail. Dort werden (entsprechend Ihrer Einstellungen & Vorlagen) der Standard-Text sowie Ihre Signatur und die Rechnung als PDF-Anhang angezeigt. Sie können die E-Mail in diesen Standard-Einstellungen abschicken, oder den Text individuell ändern.

Rechnung per E-Mail schicken

 

Wenn die Rechnung erfolgreich verschickt wurde, erscheint ein Haken auf der “Brief-Grafik” in der Menüleiste. Wenn Sie die Maus über die Grafik bewegen, wird Ihnen auch angezeigt, wann genau die Rechnung per E-Mail verschickt wurde.

 

PDF Rechnungen digital signiert verschicken

Sie können die per E-Mail verschickten Rechnungen auch digital signieren lassen. Dies wird über einen Partner-Service erledigt, was Sie im Versandprozess jedoch nicht bemerken, da die Übermittlung ebenfalls automatisiert und für Sie wie gewohnt erledigt wird.

 

Kommentare / History

Unterhalb des Abschlusstextes finden Sie den Abschnitt der Kommentare / History. Dort können Sie Kommentare – zusätzlich zu den automatischen Eintragungen – manuell eintragen. Die automatischen Eintragungen sind eine Auflistung der Ereignisse, was mit der Rechnung bereits getan wurde (erstellt, bezahlt, verschickt, usw.).